SIRAR - régies avances recettes

SIRAR© et la comptabilité matière

Certaines régies sont dotées d'une comptabilité annexe des valeurs inactives ; exemple : les tickets d'entrée vendus par la régie de recettes d'une salle de spectacle, Les tickets service délivrés en secours aux probationnaires dans une régie d'avances de l'administration pénitentiaire.

SIRAR© tient tous les registres de cette comptabilité (journal des entrées/sorties, balance des valeurs inactives, stock quantitatif valorisé, avances...)

Les sous-régies

SIRAR© propose pour une régie donnée d'en gérer jusqu'à 6 en ligne qu'elles soient d'avances et/ou de recettes.
Rappel : Placée sous les ordres et la responsabilité de la régie, la sous-régie assure les opérations comptables recettes/dépenses qui seront ensuite agrégées dans la régie. La création de sous-régies correspond à un cas de délocalisation défini dans le décret du 20 Juillet 1992, qui reste marginal.

SIRAR© met l'accent sur les disponibilités

Précurseur dans l'exploitation des comptes cartes de paiement.
Le contrôle et le suivi des disponibilités a toujours été une priorité dans les logiciels de la gamme SIRAR©.
Carnet de disponibilités détaillé, états d'ajustements, deux outils à disposition du régisseur et des contrôleurs/ Inspecteurs habilités.
SIRAR© permet facilement de justifier de l'avoir des comptes de disponibilités en temps réel en un seul document synthétique.
SIRAR© a été et reste le référent en matière de contrôle des disponibilités.
Une gestion transparente de la LOLF (Loi de Finances du 1er Août 2001) avec des outils statistiques à l'attention des comptables et gestionnaires.

SIRAR© et les fonds privés réglementés : particularité des régies des Cours et Tribunaux

Les fonds privés réglementés sont des fonds consignés en application de décisions judiciaires pour garantir une procédure et/ou le paiement des frais engendrés (ex : une expertise)

Le paiement et/ou la restitution (ex : cautionnement judiciaire) intervient sur décision judiciaire conforme à l'instruction interministérielle B2-A6 du 10 juin 1983 relative aux régies des Cours et Tribunaux annotée par l'instruction n° 01-059-B2A6 du 10 juillet 2001.

SIRAR© et l'arrêté de comptes

L'arrêté de compte journalier :
SIRAR© impose un arrêté journalier : une sécurité comptable obligatoire respectée.
L'arrêté comptable mensuel complète l'arrêté journalier des opérations de fin de mois.
SIRAR© contrôle la réalisation chronologique des différentes étapes (arrêté journalier, mensuel, périodique, exceptionnel)

L'arrêté de compte annuel : clôture :
En plus de l'arrêté journalier et mensuel, SIRAR© clôture l'année en assurant la continuité des exercices.
La balance d'entrée est conforme à l'instruction codificatrice n° 93-75-ABKOPR du 29 Juin 1993.
SIRAR© conserve en ligne la totalité des écritures des exercices précédents.
La clôture n'est qu'une étape comptable. Elle reste transparente pour l'exploitation des données (exemple : historique des écritures pour un tiers depuis le 1er Janvier n-2 à ce jour = une liste sans rupture avec un total cumulé,...)

SIRAR© se décline en SIRESA© pour le gestion de la comptabilité des Tribunaux d'Instance et SIRARs© spécifique Administrations Centrales, Services déconcentrés, Organismes publics et assimilés.

SIRAR© intégre toutes les fonctionnalités inhérentes à la gestion des fonds privés pour les Cours d'Appel et Tribunaux de Grande Instance, notamment :
- les provisions en matière de partie civile (Provisions/restitutions),
- les contrôles judiciaires (cautionnement, indemnisation,....)
- les expertises judiciaires (provision des parties en demande/défense, paiement des experts désignés...) les fonds privés règlementés - détail...

La particularité du domaine juridique (durée de vie d'une procédure, parfois plusieurs années, et le nombre des intervenants) a naturellement imposé la continuité des exercices dans SIRAR© assorti d'un système de recherche pointu.

Les incidents comptables = Suivi rigoureux du compte des opérations diverses

1- Rejet de la pièce par l'ordonnateur secondaire,
SIRAR© prend en compte le rejet et sa régularisation.
Traçabilité complète : de l'écriture initiale à la dernière étape de la régularisation (restitution des Trop-perçus, erreur de nomenclature)

2- Rejet du paiement par l'organisme financier,
SIRAR© contrôle les RIB saisis mais un évènement extérieur peut intervenir (ex : la clôture du compte). SIRAR© prend alors le rejet du virement en compte. Il gère et conserve l'historique de la régularisation.

Les opérations en attente c'est

- une optimisation de l'utilisation de l'avance,
- un suivi et un contrôle de l'avance disponible,
- une meilleure répartition de la charge de travail,
- des délais de paiement

optimisés,
- un récapitulatif détaillé des paiements effectués adressé à chaque bénéficiaire,
- un mode de règlement conforme aux préconisations de la comptabilité publique (Guide des régisseur de l'Etat - Mission Euro - 1998 - Ministère de l'Economie et des Finances page 28 : " Il est rappellé que le mode normal de règlement des dépenses en euro est le virement.")

- SIRAR© contrôle automatiquement les RIB (Relevé d'identité bancaire) saisis pour chaque tiers,
- Un contrôle de l'encours de paiement,
- Un paiement par chèque toujours possible, paiement globalisé.

SIRAR© assure la traçabilité complète de chaque virement effectué.

La nomenclature des dépenses est paramétrée selon les spécificités de l'organisme public (Il existe plusieurs niveaux de paramétrage au delà de la ventilation par chapitre) ; Exemple : notion de la certification/taxation d'un mémoire dans une régie du Ministère de la Justice, notion d'imposition des frais payés en fonction de la nomenclature.

Le règlement des opérations en attente est au choix

- Sélectif ( exemple : paiement des jurés dans une session d'assises, puis tous les autres frais enregistrés dans un second temps)

- Global (tout un chapitre ou tous les mémoires d'un tiers donné, ou tous les mémoires enregistrés)

Remarque : le paiement en "direct" par chèque ou par la caisse peut toujours avoir lieu (Exemple : les secours urgents).

Les états de frais, mémoires et factures, y compris les avances sur ces frais arrivent au quotidien à la régie. Le paiement ne peut intervenir qu'après vérification de l'état et disponibilité des fonds.

- La vérification reste de la seule compétence du régisseur,
- La disponibilité des fonds dépend du cycle de reconstitution de l'avance. Le régisseur ne maîtrise pas l'ensemble du processus (Ordonnateur secondaire, Paierie/Trésorerie Générale)
- Les opérations en attente de paiement saisies pour une répartition régulière de la charge de travail et une parfaite maîtrise des sommes nécessaires à l'engagement des dépenses(avance disponible, rejets en cours...)

- Suivi des disponibilités : du dépôt du bordereau de chèques/ Cartes de paiement au rapprochement du compte dépôt de fonds au Trésor,

- Reversement à la demande (au moins une fois par mois) :
- Relevé des recettes à reverser sériées par type, nature et répartition par chapitre d'imputation budgétaire (imputation pluri-chapitres possible)
- Prise en compte des impayés en réduction des recettes et suivi des régularisations,
- Ecritures de reversement.

SIRAR© propose le reversement des recettes encaissées réellement sur la période : les espèces, les virements sur le compte, les cartes de paiement et chèques portés au crédit du compte bancaire associé.

Les principes énoncés pour les Régies de Recettes et pour les Régies d'Avances sont transportables aux régies d'avances et de recettes. Les attributions de toute régie sont définies dans l'acte constitutif (comptabilité publique Instruction Codificatrice n° 93-75-ABKOPR du 29 Juin 1993) et selon les modalités de la Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF) du 1er Août 2001.

SIRAR© et ses déclinaisons

Logiciels de gestion de la Régie d'Avances et de Recettes

Les catégories de recettes et leur mode de traitement dépendent de la nature de l'organisme concerné.
SIRAR© paramêtre les types de recettes et leur nature (forfaitaire, unitaire, libre...).

Exemple : Les recettes encaissées par L'Ecole Nationale Vétérinaire = Pharmacie, interventions chirurgicales, simple visite...
Les recettes encaissées par une régie centrale (dans un Ministère) = Délivrance de copies, droit d'entrée à la crèche d'enfants...

Un paramétrage libre et modulable selon l'évolution des besoins